Les grandes étapes à suivre pour l’organisation d’un séminaire

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Organiser un séminaire réussi, étape 1 : identifier les objectifs

Organiser un séminaire est une démarche qui peut s’avérer parfois délicate à gérer. Prestaburo, votre partenaire de Lyon, vous informe sur les grandes étapes à suivre pour réussir l’organisation de vos séminaires et rencontres d’affaires.

La clé d’un séminaire réussi réside dans la définition de vos objectifs. Si cela semble logique de prime abord, il est fréquent que les organisateurs délaissent cette étape au profit de l’organisation logistique. Il est pourtant indispensable d’identifier clairement le but principal du séminaire avant de vous lancer dans toutes autres démarches.

Pour ce faire, pensez à cibler au préalable vos impératifs et à dresser la liste des objectifs prioritaires : pourquoi organiser ce séminaire ? Quels sont les motifs à l’origine de la création de l’événement (formation, lancement de produit, renforcement de la cohésion interne) ? Quel public visez-vous (collaborateurs, clients, partenaires, membres de la direction)?

Organisation d’un séminaire, étape 2 : définir ses besoins

Après avoir identifié les objectifs, il est judicieux de remplir un cahier des charges recensant l’ensemble de ses besoins. Essentielle pour la bonne organisation de votre séminaire, cette étape doit être réalisée de manière ordonnée.

Déterminez le thème et le format du séminaire les plus à même de répondre à vos objectifs. Sollicitez (si besoin) les communicants de votre entreprise pour trouver un intitulé accrocheur capable d’exercer une réelle motivation sur les participants. Suite à cela, trouvez le format du séminaire en adéquation avec votre projet – moment opportun en fonction du contexte, durée de l’événement (journée, semaine, soirée, week-end)…

Votre mission consiste maintenant à évaluer votre budget pour organiser le séminaire. Cette étape se fera, bien sûr, en fonction du lieu où se tiendra la réunion (hôtel, centre d’affaires, centre des congrès, palais des expositions…).

Pour trouver un lieu adapté, privilégiez son accessibilité et les prestations disponibles sur place : configuration de la salle de séminaire, environnement, matériel proposé, technologie, disposition des salles, luminosité, acoustique, tarif…

Organiser un séminaire, étape 3 : le choix des services et options

Désormais, il est temps de se charger des services annexes – une bonne organisation de séminaire passe nécessairement par des prestations complémentaires proposées avant, pendant et après les réunions. De nombreux critères sont à prendre en compte pour satisfaire les participants :

  • Une restauration variée et de qualité – pause-déjeuner, plateaux repas, café, cuisine régionale adaptée (plats légers le midi, plus conséquents pour le dîner, par exemple)
  • Un mobilier confortable et des salles adaptées – température adéquate, isolation phonique, luminosité…
  • Des services personnalisés en option – accueil des visiteurs par le personnel, prise en charge des participants tout au long du séminaire…

Les centres d’affaire Prestaburo sont spécialisés dans l’organisation de séminaire et réunion d’affaires. Ils mettent à votre disposition des salles de réunion entièrement équipées – nos locaux sont situés à Lyon 3 et dans l’ouest lyonnais.

Contactez nos professionnels pour en savoir plus sur l’ensemble de nos prestations. Nous vous aiderons à organiser un séminaire correspondant à vos attentes et objectifs.

Prestaburo Lyon


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